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  • AutorenbildRebecca Enke

VON DER PRÄSENZ INS DIGITALE

SO GELINGT DIE UMSTELLUNG VON VOR-ORT-SCHULUNGEN ZU ONLINE-VERANSTALTUNGEN.

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WAS SIE AUS DIESEM ARTIKEL MITNEHMEN:


Noch bis Anfang 2020 war es für uns alle völlig selbstverständlich, interne und externe Schulungsleiter:innen in die Firma zu holen, die vor Ort ihre Trainings und Workshops abhalten. Nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch die Verantwortlichen waren dieses Vorgehen gewöhnt. Dann kam die Coronakrise und plötzlich musste all das digitalisiert werden. Die Herausforderung „von der Präsenz ins Digitale“ war geboren.


Viele Unternehmen haben aus dieser Situation gelernt, dass digitale Seminare und Workshops die Zukunft sein können. Nicht nur das Einsparen von Reisekosten, sondern auch der zeitliche Faktor – Stichwort abwesende Mitarbeitende – können diese Art von Veranstaltungen, sei es intern, sei es für Kund:innen, durchaus interessant machen.


Vor allem Beraterfirmen, Inhouse-Consultings und andere Dienstleister standen in der Vergangenheit häufig vor der Herausforderung sehr hoher Spesenausgaben, weil die Berater:innen im Prinzip permanent bei Kunden sein mussten. Diese Mitarbeitenden können jetzt die Kunden oft schulen und in Workshops mit Ihnen interagieren, ohne auf Reisen zu sein. Genau wie wir in der Krise lernen durften, dass elektronische Zahlungen plötzlich sogar von Kiosken und Kleinstbetrieben akzeptiert wurden, hat sich das Meeting via Zoom, WebEx oder MS Teams zu einer festen Größte etabliert, die es jetzt zu leben und auszubauen gilt.


Die Digitalisierung macht, egal ob Pandemie ja oder nein, vor niemandem halt, auch nicht vor Ihnen. Mit diesem Artikel möchte ich Ihnen eine Hilfe geben, vom analogen Schulen in den digitalen Unterricht zu kommen und damit zeitgemäß sowie mit Spaß und Freude digitale Informationen zu vermitteln. Sehr oft sind es die kleinen Dinge, die den Unterschied ausmachen zwischen Teilnehmenden und aktiven Mitwirkenden.

DIE RAHMENBEDINGUNGEN.


Zunächst müssen Sie sich darüber bewusst werden, dass ein Präsenzformat nicht komplett 1:1 in digitale oder virtuelle Bedingungen übernommen werden kann.


Die gute Nachricht ist: Viele Inhalte können Sie wunderbar digital transportieren. Einige Inhalte sind natürlich nicht darstellbar. Das liegt vor allem an vier Ebenen von Seminaren und Workshops:


1. Wie wird kommuniziert? Wenn Sie ein Präsenzseminar abhalten, wird die Information verbal oder schriftlich transportiert. Hier spielen Tonfall und Intonation eine tragende Rolle, die in einer digitalen Veranstaltung nicht oder nur eingeschränkt herüberkommen. Setzen Sie überraschende Effekte ein und spielen Sie mit Ihrer Stimme, um interessant zu bleiben.


2. Wo wird unterrichtet? Wenn Sie ein Präsenztraining abhalten, ist klar: Diese Mitarbeitenden sind jetzt im Seminar und daher nicht verfügbar. Störungen werden sehr genau abgewogen und oft sind diese durch einen abgetrennten Schulungsraum gar nicht möglich. Wenn Sie in einem digitalen Seminar sitzen, befinden Sie sich bestenfalls in Ihrem Büro, vielleicht aber auch in einem Großraumbüro und eventuell sogar im Home Office. Hier ist die Hemmschwelle deutlich geringer, den Lernenden zu stören. Da erscheinen Aufgaben plötzlich dringend und man kann sie doch wohl nebenbei erledigen. Der Lernende ist leichter abzulenken. Auch die eigene Verantwortung spielt hier eine Rolle – wie hoch ist die tatsächliche Motivation am Lernstoff dranzubleiben? Durch einen möglichst abwechslungsreichen Unterricht können Sie dafür sorgen, dass die Aufmerksamkeit bei Ihnen bleibt.


3. Wie ist der Kontakt? Das Schöne an einer Präsenzveranstaltung ist, dass Sie mal wieder mit Ihren Kolleg:innen oder überhaupt anderen Lernenden zusammensitzen. Sie haben Mimik und Gestik als weitere Kommunikationskanäle. Außerdem können Sie sich einfach mal lustig und entspannt austauschen. Das fällt bei digitalen Veranstaltungen weitgehend weg, weil Sie im Wesentlichen allein vor Ihrem Rechner sitzen. Eine gemeinsame digitale Pause, in der alle mit ihrem Kaffee oder Snack vor dem Bildschirm sitzen, kann diesen Faktor teilweise auffangen, aber leider nicht komplett, seien Sie sich bitte dessen bewusst.


4. Welche Inhalte sind überhaupt möglich? Alles, was Sie theoretisch lernen können, kann ins Digitale transformiert werden. Sobald es aber darum geht, dass der/die Schulungsleiter:in etwas zum Anfassen dabei hätte, stoßen wir an die Grenzen des Machbaren. Denn es ist schlicht unmöglich, einen Gegenstand allen zur Verfügung zu stellen, damit sie es an dieser bestimmten Stelle des Seminars in die Hand nehmen. Setzen Sie digitale Seminare daher vor allen Dingen für theoretische Themen ein.


HERAUSFORDERUNGEN FÜR SIE ALS SEMINAR- ODER WORKSHOP-LEITER:IN.


Wenn Ihre Teilnehmenden sonst mit Ihnen in einem Raum sitzen, haben Sie immer ein Gefühl dafür, wann die allgemeine Aufmerksamkeit nachlässt. Das ist im Onlineseminar nur eingeschränkt möglich. Hinzu kommt, dass bei digitalen Veranstaltungen die Aufmerksamkeitsspanne ohnehin kürzer ist und die Ermüdung allein durch das Auf-den-Bildschirm-Sehen schneller einsetzt. Das ist sicher keine böse Absicht. Planen Sie daher unbedingt regelmäßig Pausen und das aktive Einbeziehen Ihrer Teilnehmenden mit ein. Dann bleiben sie auch am Ball. Wichtig ist zusätzlich, dass die Lernkurve durch die Umsetzung ins Digitale nicht zu flach bleibt. Sonst sinkt die Motivation, beim nächsten Mal aktiv dabei zu sein.


WIE KÖNNEN SIE EIN PRÄSENZSEMINAR DIGITALISIEREN?


Grundsätzlich haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihr Seminar ins digitale Zeitalter zu transferieren.


Umsetzung (so weit wie möglich) 1:1 – Sie halten an Ihrem Zeitplan fest und setzen eine 3-Tage- Präsenzveranstaltung in ein 3-Tage-Digital-Event um, mit Hilfe von Zoom, MS Teams u.a. Achten Sie dabei auf ausreichend Pausen, denn das Lernen am Computer ermüdet schneller. Planen Sie viele unterschiedliche Lernmethoden ein. Je abwechslungsreicher das digitale Seminar gehalten wird, desto einfacher werden Sie es haben, auch kritische Teilnehmende schnell mit ins Boot zu bekommen. Überprüfen Sie vorher die Technik, welche mit Ihren geplanten Methoden auch digital gut funktionieren. Ein Testlauf ist hier unbedingt anzuraten.


Mischformen – Sie wechseln digitale Präsenz mit eigenverantwortlichen Lernphasen ab. So sind Ihre Präsenzphasen, um beim Beispiel zu bleiben, vielleicht noch immer an 3 Tagen, aber dazwischen haben Ihre Teilnehmenden die Möglichkeit, sich selbst mit dem Material auseinanderzusetzen, auch der Einsatz von Micro Learning oder eine Kombination mit anderen Lernformaten ist hier denkbar. Dabei ist es wichtig, dass sich niemand alleine gelassen fühlt. Bieten Sie als Trainingsverantwortliche:r Ihre Begleitung an und halten Sie unbedingt Kontakt. Auch Gruppenarbeiten können in diesen Phasen durchgeführt werden. In der Praxis zeigt sich, dass dieses Modell – Stichwort Blended Learning – die Zukunft sein wird. Denn einige Elemente können Sie einfach nicht digital ersetzen. Da ist es sinnvoll, wenn Sie diese vor Ort durchführen können.


METHODEN UND TECHNIKEN.


Für Ihre Vor-Ort-Veranstaltung müssen Sie einen Seminarraum bereitstellen. Dort hat sich eine bestimmte Technik anzufinden, auf die Sie dann zurückgreifen können. Das gilt für eine digitale Veranstaltung nicht anders. Was Sie als ersten Bestandteil – neben Ihren Unterlagen – unbedingt brauchen, ist ein virtueller Seminarraum, der Ihnen die Möglichkeit bietet, Audio- und Videoübertragung zu realisieren. Auch eine Interaktion über ein virtuelles Whiteboard und eine Umfragefunktion oder Rollenwechsel sollten vorhanden sein.


Achten Sie zudem darauf, dass Sie eine Lernplattform nutzen, über die Sie Ihre Inhalte für die selbstorganisierten Phasen zur Verfügung stellen können. Dieses letzte Element ist nicht verpflichtend, macht Ihnen das Lehren und Interagieren aber deutlich leichter und setzt die Hemmschwelle für die Teilnehmenden herab. Sie können sich zu jedem Zeitpunkt selbst in die Gruppenräume einwählen und entscheiden, welche Inhalte sie wann konsumieren und wie oft sie es wiederholen möchten. Sehr angenehm für den interaktiven Austausch, während der digitalen Präsenz ist zusätzlich ein Chat, der auch gut per Text ablaufen kann.


WELCHE TOOLS SIND EMPFEHLENSWERT?


Für den Umstieg ins digitale Zeitalter ist der Einsatz professioneller und effizienter Tools unverzichtbar. Ich empfehle die folgenden Tools:


easygenerator: Mit diesem Tool können Sie aus PDFs und PowerPoint Präsentationen professionelle E-Learnings zaubern. Dabei haben Sie die Möglichkeit, den Kurs an Ihr Corporate Design auch optisch anzupassen. Die Handhabung ist intuitiv.


Zoom und MS Teams: Eine gute Software, mit der Sie Videokonferenzen durchführen können, ist für eine gelungene digitale Veranstaltung unverzichtbar. Mit diesen Tools können Sie unterschiedliche Rollen (Host, Moderator:in, Teilnehmende) vergeben und virtuelle Räume einrichten. Sie haben einen Text-Chat und können Ihren Bildschirm inklusive Audios für alle Teilnehmenden verfügbar machen.


articulate: Mit diesem Autoren-Tool erstellen Sie intuitiv Ihre Unterlagen für das E-Learning. Dabei verlieren Sie Ihre Storyline nie aus den Augen und haben unterschiedliche Module zur Verfügung, um Ihr E-Learning spannend zu gestalten.


menti.com: Holen Sie Ihre Teilnehmenden mit ins Boot, indem Sie sie an Umfragen teilnehmen lassen. Dieses Tool ermöglicht Ihnen genau das und lockert schnell eine dröge Konferenz auf.


miro.com und mural board: Auch während des Remote Learnings sollten Ihre Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich über ein Whiteboard austauschen zu können. Diese beiden Tools ermöglichen Ihnen eine kollaborative Zusammenarbeit. Sie haben unterschiedliche Templates zur Auswahl, um die Zusammenarbeit so zu strukturieren, wie Sie es für Ihr digitales Seminar brauchen und die Bedienung ist intuitiv.


WIE GELINGT DIE UMSTELLUNG AM BESTEN?


Ganz wichtig bei all den Umstellungen ist: Bleiben Sie gelassen. Oft fühlen sich Teilnehmende und Lehrende gestresst, wenn die Technik nicht so funktioniert, wie sie sich das vorgestellt hatten. Aber haben Sie mal ein Vor-Ort-Seminar erlebt, bei dem alles sofort wie am Schnürchen lief? Eher nicht. Also bleiben Sie gelassen, haben Sie aber auch einen Plan B zur Hand, falls ein Tool tatsächlich komplett den Dienst verweigert.


Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmenden technisch gut ausgestattet sind. Niemand sollte eine hochmoderne Technik auf dem ältesten Rechner im Unternehmen erleben müssen. Lassen Sie alle die Technik einmal zu Beginn checken. Die einfache Frage „Können mich alle sehen und hören?“ kann viel Frustration herausnehmen. Denn oft ist es nur ein kleiner Klick, der verhindert, dass Sie gesehen oder gehört werden.


Das Drumherum entscheidet tatsächlich über das gute Gefühl aller. Vereinbaren Sie daher Spielregeln. So, wie im Präsenzseminar niemand einfach wortlos aufstehen und rausgehen würde, sollte das auch in der digitalen Lernform nicht passieren. Wer den Chat verlässt, meldet sich ab.


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LASSEN SIE UNS ZUSAMMENARBEITEN.


Sie stehen aktuell vor der Herausforderung, Ihre Präsenzseminare ins Digitale umzusetzen oder möchten ganz allgemein E-Learning im Unternehmen umsetzen? Fordern Sie noch heute eine kostenlose Erstberatung über das Formular auf meiner Website an, senden Sie mir eine E-Mail an hallo@re4ming.com oder melden Sie sich telefonisch +49 (0) 201 458 456 82. Ich freue mich auf Ihre Nachricht.

Alternativ halte ich Sie gerne mit Themen auf meinem Blog auf dem Laufenden. Hier berichte ich über aktuelle Trends, Best Practices und meine Learnings in den Bereichen Sensibilisierung für Fachthemen, E-Learning Prozesse, Projekt Management und Change Management sowie die Entwicklung von re4ming.

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